Última actualización: 3 de abril de 2026
La mayoría de fundadores y freelancers pierden ventas no porque venden mal, sino porque no tienen visibilidad de lo que está pasando en su pipeline.
No sabes cuántos leads tienes activos. No sabes en qué etapa se atascaron. No recuerdas qué acordaste en la última reunión con ese cliente que llevaba semanas caliente.
Un CRM lo soluciona. Y no necesitas Salesforce ni HubSpot para empezar.
Aquí tienes tres niveles para montarlo en Notion, desde cero euros hasta automatización con IA.
Las etapas son las fases por las que pasa un lead desde que lo conoces hasta que cierra o se pierde. Para configurarlas:
Asigna un color distinto a cada etapa para identificarlas de un vistazo: verde para "Cerrado ganado", rojo para "Cerrado perdido", y los tonos intermedios para el resto.
Repite el proceso anterior, haciendo clic en "+", para añadir estas propiedades. El tipo de cada una está indicado entre paréntesis:
Cada fila de tu CRM es, en realidad, una página de Notion. Esto significa que dentro de cada lead puedes añadir tareas con fecha y notificación.
Haz esto siempre que quedes en algo con un lead o te propongas hacer un seguimiento en una fecha concreta. Es el hábito más simple que puedes adquirir para que ninguna oportunidad muera por olvido.
Las vistas son la parte más potente del CRM en Notion. Con la misma base de datos, puedes ver la información de formas completamente distintas según lo que necesites en cada momento.
Es la vista por defecto que has estado configurando. Te da el control total del pipeline de un vistazo: todos tus leads en filas y todos los campos en columnas. Renómbrala como "Vista general".
Haz clic en "+ Añadir vista", selecciona "Tablero" y agrupa por la propiedad "Etapa". Nómbrala "Pipeline" y arrastra leads de una columna a otra cuando avancen o retrocedan.
Haz clic en "+ Añadir vista", selecciona "Gráfico" y crea vistas para analizar leads por etapa, canal de origen, ICP o valor estimado por fase. Nómbrala "Análisis".
Con esto tienes un CRM funcional, gratuito y suficiente para gestionar tu pipeline si lo mantienes actualizado a mano. El problema llega cuando el volumen de reuniones crece y actualizar el CRM se convierte en una tarea que siempre queda para después.
Para eso existe el Nivel 2.
Para que Claude pueda escribir en tu Notion, necesitas conectar ambas herramientas. Esto se hace desde la interfaz de Claude:
Si usas Google Meet y las grabaciones se guardan automáticamente en tu Google Drive, Claude puede acceder a ellas directamente.
Si usas otra herramienta de transcripción como Otter.ai, Fireflies o similar, comprueba que permite exportar o compartir transcripciones a Drive o que tiene integración directa con Claude.
Este es el paso más importante. Necesitas darle a Claude instrucciones claras sobre qué tiene que hacer con la información que encuentra. Guarda este prompt en un lugar accesible, en el propio Notion por ejemplo, para usarlo cuando lo necesites:
Eres mi asistente comercial. Tienes acceso a mi CRM en Notion y a mis transcripciones de reuniones en Google Drive. Cuando te lo pida, accede a la transcripción más reciente de [carpeta o nombre concreto], extrae la siguiente información y actualiza el registro correspondiente en mi CRM: - Nombre del lead y empresa (si aparecen) - Etapa actual del deal según lo que se habló - Fecha de la reunión (= fecha de último contacto) - Próxima acción acordada y fecha límite si se mencionó - Resumen de 2-3 líneas con los puntos más relevantes de la conversación para el campo "Notas clave" Si el lead no existe aún en el CRM, crea una fila nueva con estos datos. Si ya existe, actualiza los campos correspondientes sin borrar la información anterior.
Puedes personalizar este prompt con el nombre exacto de tu carpeta de Drive, los campos específicos de tu CRM y cualquier instrucción adicional que necesites.
El flujo de trabajo en este nivel es así:
Actualiza mi CRM con la transcripción de la reunión de hoy.
Lo mismo funciona con emails: "Revisa el email que recibí hoy de [nombre] y actualiza su registro en el CRM".
Revisa el email que recibí hoy de [nombre] y actualiza su registro en el CRM.
Esto no es cero esfuerzo, pero pasa de 10-15 minutos de actualización manual a menos de 2 minutos de revisión.
Si quieres ir un paso más allá y que el sistema funcione de forma completamente autónoma, sin que tengas que pedirle nada a Claude, eso es el Nivel 3.
En este nivel el sistema trabaja en segundo plano de forma continua. Tú haces tus reuniones, escribes tus emails, y el CRM se actualiza sin que intervengas.
Tienes dos opciones según tu perfil.
La más sencilla. Necesitas Claude Pro con acceso a Cowork, la herramienta de Anthropic para automatizar flujos de trabajo desde el escritorio.
Más flexible y algo más técnica. Necesitas una cuenta en n8n y acceso a la API de Claude, Notion y Google Drive.
Claude Cowork si quieres velocidad y simplicidad. n8n si quieres más control, más integraciones y flujos más personalizados.
Así funciona:
Guarda el flujo y actívalo. A partir de ahí, Cowork revisa Drive en los intervalos que hayas marcado, detecta transcripciones nuevas, las procesa y actualiza Notion. Sin que hagas nada.
Lo que necesitas: Una cuenta en n8n, con plan gratuito con limitaciones o planes de pago desde 20€/mes, y acceso a la API de Claude, Notion y Google Drive.
Para quién es esta opción: Si quieres integrar más herramientas en el flujo, si quieres personalizar exactamente cuándo y cómo se ejecuta cada paso, o si ya tienes algo de experiencia con herramientas de automatización tipo Zapier o Make.
Cómo funciona a nivel general: n8n es una herramienta de automatización visual en la que conectas bloques entre sí para crear flujos. Para este caso, el flujo básico tiene cuatro bloques.
Le dices a n8n qué evento activa el flujo: archivo nuevo en Google Drive, email recibido en Gmail o cada X horas si prefieres que sea por tiempo.
n8n va a Drive, o a Gmail, y descarga el contenido del archivo o email que ha disparado el flujo.
n8n envía el contenido a la API de Claude con el prompt del Nivel 2 para que devuelva la información estructurada.
{
"nombre_lead": "María García",
"empresa": "TechStartup SL",
"etapa": "Propuesta enviada",
"fecha_ultimo_contacto": "2026-05-20",
"proxima_accion": "Enviar contrato revisado",
"fecha_limite": "2026-05-25",
"notas": "Interesada en el plan anual. Necesita aprobación del socio. Presupuesto confirmado: 4.800€/año"
}
Para que Claude devuelva el JSON limpio y sin texto adicional, añade esta instrucción al final de tu prompt:
Responde únicamente con el JSON. Sin explicaciones, sin texto adicional, sin bloques de código.
Bloque 4. Escribir en Notion. n8n toma el JSON que devolvió Claude y lo usa para buscar si ese lead ya existe en tu CRM de Notion. Si existe, actualiza los campos. Si no existe, crea una fila nueva.
Para conectar n8n con Notion necesitarás una clave API de Notion, que obtienes en `notion.so/my-integrations` en menos de 5 minutos.
Si empiezas desde cero con las automatizaciones, ve con Claude Cowork. Es más sencillo de configurar y no requiere tocar APIs ni JSON.
Si ya tienes experiencia con herramientas de automatización o quieres conectar más cosas en el mismo flujo, n8n te da más control y flexibilidad a largo plazo.
Un CRM bien montado es una ventaja real. Pero sin estrategia detrás, es solo una lista bonita.
Saber dónde están tus leads no sirve de nada si no sabes cómo prospectarlos, cómo nutrirlos ni cómo cerrarlos. El CRM es la herramienta. El sistema de ventas es lo que lo hace funcionar.
El 18 de mayo arranca la primera edición de Hackea tus Ventas: 8 semanas, 8 retos prácticos de ventas B2B que implementas directamente en tu negocio, con feedback personalizado mío sobre cada entrega. Al terminar, sales con tu sistema de Go-To-Market montado e implementado en tu negocio real, no con otro PDF que nunca llegaste a aplicar.
Plazas limitadas a 12 participantes.
Hackea tus Ventas está pensado para que pases de tener herramientas sueltas a tener un sistema comercial real, implementado en tu negocio y con feedback directo sobre cada entrega.
Descubre Hackea tus Ventas